Picture by : https://s3-ap-southeast-1.amazonaws.com/magazine.job-like.com/magazine/wp-content/uploads/2016/06/23125039/shutterstock_136792847.jpg

Pernah nggak diantara kalian merasa banyak lupa tentang tugas-tugas kecil dalam pekerjaan untuk diselesaikan. Membuat checklist pekerjaan rutin ini di awali saya sebagai wanita yang bekerja penuh di kantor sebagai officer, mulai merasa banyaknya pekerjaan yang harus saya selesaikan hingga waktu 8 jam dikantorpun masih terasa kurang. Terkadang saya memilih lembur atau membawa pekerjaan itu pulang kerumah. Dan saya terus berfikir bagaimana dalam waktu 8 jam atau mungkin 9 jam saya bisa menyelesaikan pekerjaan yang harus saya selesaikan hari itu juga.

Nah mulailah saya berpikir tentang si checklist ini, dan awalnya saya membuat checklist di sebuah buku catatan kerja. Dalam tulisan kali ini saya akan menulis bagaimana membuat daftar checklist pekerjaan kalian di kantor.

Siapkan buku catatan khusus daftar checklist

Kalian harus menyiapkan sebuah buku khusus yang hanya nantinya akan diisi oleh daftar chechklist pekerjaan kalian. Usahakan buku tersebut tidak digunakan juga sebagai catatan pekerjaan kantor lainnya atau hasil catatatn meeting kalian. Hal ini agar si buku checklist tersebut terlihat rapih dan memudahkan kalian untuk melihat daftar pekerjaan yang belum atau harus segera di selesaikan.

Buatlah daftar pekerjaan yang belum selesai di sore hari

Berdasarkan pengalaman saya sebagai officer, waktu yang tepat untuk membuat sebuah list pekerjaan yang belum diselesaikan adalah sore hari sebelum pulang kerja. Jadi satu jam sebelum waktu kerja usahakan mecatatat daftar pekerjaan yang belum di selesaikan. Setelah kalian tahu daftar pekerjaan yang belum diselesaiakan, bagi pekerjaan tersebut dalam skala prioritas.           

Membuat skla prioritas

Biasanya saya membuat table mungil untuk skala prioritas. Jadi dari list pekerjaan yang belum saya selesaikan saya beri remark jika memang prioritas sekali kasih angka “1”, prioritas in middle kasih angka “2”, daily kasih angka “3”, cukup sampai 3 item ya. Dari list pekerjaan yang sudah kita berikan remark bukan berarti prioritas satu harus jam pagi di selesaikan ini tergantung dari masing-masing kalian mengaturnya. Kalau saya biasanya dalam sehari tetap aka nada tiga remark ini yang muncul. Misalnya setelah sore hari ternyata ada 3 pekerjaan prioritas “1” tapi dateline tidak semua di minggu ini.

Jadi saya membaginya dengan :

  • Pekerjaan prioritas “3” daily pekerjaan saya dilakuakn diawal saya sampai di kantor selama 2 jam seperti membaca email, update system dan memberikan dokumen ke bagian lain.
  • Setelahnya prioritas 2, pekerjaan ini ada dateline tetapi masih dua minggu dan biasanya berupa report ini saya kerjakan sedikit-sedikit atau mencicil.
  • Pekerjaan prioritas “1” terletak di akhir biasanya after lunch saya mulai mengerjakan prioritas 1, karena saya merasa tidak ada tanggungan dengan pekerjaan lainnya sekarang waktunya fokus dengan si prioritas “1”. Prioritas satu disini kalau saya mengartikan pekerjaan yang datelinenya cepat dan butuh waktu lama penyelasiainya serta harus fokus. Jadi saya mermas harás menyiapkan waktu yang teapot until pekerjaan pada prioresas “1” ini.

Satu jam sebelum pulang kantor saya biasanya membuat list ini jadi besoknya saya sudah tahu harus mengerjakan apa-apa saja yang harus selesai di hari itu.

MANFAAT

Saya membuat checklist pekerjaan ini sudah tiga tahun selama saya 6 tahun bekerja dikantor yang sama, dan saya merasakan banyak manfaat dari membuat chechlist secara rutin :

pertama maanfaat yang saya dapatkan yaitu mudah untuk memulai pekerjaan saat tiba dikantor, tanpa perlu memikirkan mana yang harus diselesiakan terlebih dahulu.

Kedua manfaatnya dari list rutin semua pekerjaan bisa saya selesaikan tepat waktu walaupun masih harus lembur tapi semua selesai sesuai dengan dateline list routin yang saya buat.

Ketiga manfaat dari membuat list rutin semua pekerjaan tidak ada yang terlupa atau tertinggal, karena seringnya saya mencatat list pekerjaan tersebut jadi memudahkan kita untuk membaca daftar pekerjaan yang belum dilakukan jadi pasti tidak ada yang terlewat

Keempat manfaat dari membuatan list ini saya terbiasa mencatat pola pekerjaan saya seperti apa dan berhubungan dengan siapa. Pada saat meeting saya jadi terbiasa mencatat dan membuatnya menjadi list pekerjaan yang mungkin bisa saya ajukan sebagai depelovment untuk perusahaan.

So semuanya sih berawal dari disiplin dan target kita, hanya tinggal bagaimana niat dan kemauan itu terjadi di dirikita. Yang paling sulit dari niat dan kemauan yang sudah ada setelahnya adalah konsisten mengerjakannya, jadi patut dicoba lho oleh kalian.