gambar 20 FILEminimizerJika Anda mencari platform penyimpanan cloud yang mudah digunakan dan murah, Dropbox adalah yang cocok untuk Anda. Anda yang telah menggunakan Windows File Explorer akan sudah memahami banyak fungsi yang perlu Anda ketahui untuk mengoperasikan sebuah aplikasi.

Kali ini penulis akan memulai panduan pemula tentang cara menggunakan Dropbox, beberapa dari Anda mungkin belum mengetahui fungsi Dropbox. Maka kali ini akan dibahas fungsi dasar penyedia penyimpanan cloud dan cara sederhana Anda dapat berinteraksi menggunakan Dropbox di desktop Anda. Panduan ini akan memberikan informasi luas mengenai Dropbox, sehingga akan sangat berguna bagi Anda yang baru mengenalnya.

Dropbox tidak hanya mudah digunakan, tetapi Anda mungkin bisa mendapatkan semua yang dibutuhkan dari versi gratisnya. Namun, jika Anda membutuhkan lebih banyak penyimpanan atau lebih banyak fitur daripada penawaran yang diberikan Dropbox, Anda bisa menggunakan platform seperti Sync.com atau OneDrive .

Apa Dropbox?

Dropbox merupakan layanan penyimpanan data dalam bentuk cloud, yang berarti Anda dapat menyalin file Anda ke cloud dan mengaksesnya nanti, bahkan jika Anda menggunakan perangkat yang berbeda. Dropbox tidak akan secara otomatis menyalin semua file di computer jadi Anda harus memilih mana yang ingin Anda simpan.

Sinkronisasi Pada Dropbox

Singkronisasi pada Dropbox tidak perlu mengosongkan ruang pada hard drive Anda. Salinan file yang Anda simpan ke Dropbox akan tetap ada di hard drive Anda. Jika Anda mengubah file secara lokal, secara otomatis itu akan diperbaharui oleh cloud.

Sangat disayangkan jika Dropbox tidak membebaskan ruang hard drive pada setiap penggunanya terutama pada pengguna dengan paket gratis. Dropbox menyinkronkan data Anda di semua perangkat. Selama Anda dapat mengakses akun Anda, Anda dapat mengunduh file apa pun yang tersimpan di folder Dropbox Anda di mesin lokal Anda.

Sistem ini menjaga keamanan file dari masalah teknis yang mungkin di miliki komputer Anda. Misalnya, jika hard drive gagal, foto dan dokumen penting lainnya tidak akan hilang selamanya jika disimpan di cloud. Meskipun Anda mungkin berpikir komputer Anda aman, selalu ada kemungkinan kecil itu akan rusak, mati dengan sendirinya atau bahkan dicuri.

Dropbox memudahkan Anda untuk mentransfer file-file penting itu ke komputer baru, yang juga menghemat banyak waktu tanpa perlu stress mencari file yang hilang.

Selain itu Dropbox memudahkan Anda untuk berbagi file dengan kolega dan anggota keluarga, untuk menggunakannya untuk melihat file di banyak perangkat juga. Misalnya, Anda dapat memindahkan gambar yang Anda ambil di ponsel ke Dropbox dan melihatnya di komputer nanti.

Anda dapat menggunakan Dropbox sebagai penyimpanan cloud murni juga. Selama Anda menggunakan klien web, Anda dapat menambahkan file ke akun Anda dan menyimpannya hanya di cloud.

Tingkatan Akun Dropbox

Anda dapat mencoba Dropbox secara gratis dengan mendaftar akun Basic di situs webnya. Basic hanya hadir dengan penyimpanan 2GB, yang cukup untuk memulai, tetapi setelah menggunakannya Anda akan merasa kekurangan dengan ruang penyimpanan sebesar 2GB.

Dropbox juga memiliki beberapa tingkatan berbayar untuk akun pribadi. Perbedaan terbesar di antara mereka adalah jumlah penyimpanan yang Anda dapatkan

Plus biaya $ 99 per tahun atau $ 9,99 per bulan. Ini meningkatkan kapasitas penyimpanan Anda menjadi 1TB. Tingkat tertinggi, Profesional, hingga 2TB dengan harga dua kali lipat dari paket tahunan dan bulanan di Plus.

gambar 19 FILEminimizer

Dropbox Smart Sync

Perbedaan besar lainnya antara tingkatan pribadi dan profesional adalah bahwa yang terakhir membuka “Smart Sync.” Ketika Anda membuka dokumen yang disimpan di komputer Anda, Smart Sync memindahkan file ke cloud, membebaskan ruang hard drive. Anda masih akan memiliki akses ke file, tetapi itu akan disimpan di cloud sejak saat itu. Anda juga dapat memindahkan file ke cloud secara manual tanpa membukanya.

Tanpa Smart Sync, Anda dipaksa untuk memilih antara dua status untuk file Anda. Status pertama adalah “diunduh,” di mana Anda memiliki akses untuk menggunakan dan mengedit file di komputer Anda. Dropbox menyimpan salinan file di servernya dan secara otomatis memperbaruinya saat Anda membuat perubahan.

Keadaan kedua adalah “online-only,” yang memungkinkan Anda untuk memindahkan file langsung ke server Dropbox. Anda tidak dapat mengedit atau melihatnya di komputer Anda tanpa mengunduhnya lagi, tetapi Anda dapat melihatnya secara online. Itu menghemat banyak ruang hard drive, karena file dipindahkan dari komputer Anda, hanya menyisakan nama, lokasi, dan tanggal terakhir itu diperbarui.

Smart Sync adalah yang terbaik dari kedua dunia karena memungkinkan Anda untuk mengatur file ke “online-only” sambil mempertahankan kemampuan untuk mengedit dan melihatnya. Yang mengatakan, jika Anda ingin menggunakannya, Anda harus meningkatkan ke paket yang lebih mahal.

Mendaftar Untuk Akun Dropbox

Jika Anda memutuskan Dropbox adalah layanan penyimpanan cloud yang tepat untuk Anda, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mendaftar akun.

Cobalah dengan paket gratis terlebih dulu dengan masuk ke www.dropbox.com dan klik tautan di sudut kiri atas yang bertuliskan “Get Dropbox Basic.”

gambar 2 FILEminimizer

Setelahnya Anda akan diminta memasukkan nama, alamat email, dan kata sandi Anda. Anda dapat menggunakan salah satu pengelola kata sandi terbaik kami untuk membuat yang aman. Anda juga dapat mendaftar menggunakan akun Google Anda.

gambar 3 FILEminimizerSetelah mengklik tombol “create an account”, Anda akan dibawa ke layar yang memberi Anda opsi untuk mengunduh Dropbox.

gambar 4 FILEminimizer

Setelah melakukan pengunduhan, maka akan terbuka dan Dropbox akan menginstal secara otomatis. Biasanya dibutuhkan kurang dari satu menit dari awal hingga selesai.

Nah, Anda sekarang memiliki akun dan Dropbox ada di komputer Anda, yang berarti hanya beberapa detik lagi Anda bisa melakukan pemindahkan file terpenting ke penyimpanan cloud.

Melakukan Setting Dropbox

Selanjutnya yang perlu Anda perhatikan setelah menginstal Dropbox adalah menambahkan Icon tray ke sistem Anda. Icon tray adalah cara termudah dan tercepat untuk mengakses Dropbox dari komputer Anda.

Klik kiri sekali atau klik kanan untuk membuka Dropbox. Ada dua tab di sudut kiri atas dan empat tombol di kanan atas.

Tab pertama adalah “notifikasi,” yang akan menampilkan notifikasi yang Anda inginkan, serta pesan sesekali dari Dropbox.

gambar 5 FILEminimizer

Tab kedua adalah “file terbaru,” yang menunjukkan 30 file terakhir yang Anda unggah ke Dropbox dan memungkinkan Anda membuka file dengan mengkliknya. Anda bisa mendapatkan tautan dengan mengklik “salin tautan” di sebelah file.

Perhatikan bahwa mengklik file untuk membukanya akan membawa Anda ke folder Dropbox di komputer Anda, di mana Anda harus mengklik dua kali file itu lagi untuk membukanya.

Control Tools Pada Dropbox

Tombol pertama di kanan, yang terlihat seperti sandwich, membawa Anda ke Dropbox Paper. Itu versi Google Documents atau Microsoft Office Online dari Dropbox.

Tombol kedua, sebuah folder akan membawa Anda ke folder Dropbox lokal Anda.

Tombol ketiga, bola dunia, akan membawa Anda ke klien web Dropbox dan secara otomatis memasukkan Anda ke akun Anda. Sama seperti di folder di komputer Anda, Anda dapat melihat dokumen yang telah Anda simpan ke cloud. Anda juga akan mendapatkan akses ke opsi yang tidak Anda dapatkan di folder desktop.

Tombol keempat dan terakhir terlihat seperti roda gigi. Ini membuka menu dengan banyak entri termasuk persentase total ruang Dropbox yang digunakan, undangan untuk meningkatkan akun Anda, apakah file lokal Anda disinkronkan ke cloud, opsi untuk menjeda atau memulai kembali sinkronisasi, preferensi, pusat bantuan online dan, akhirnya , opsi untuk menutup Dropbox.

Perhatikan bahwa Anda tidak dapat mengunggah file ke Dropbox atau mengunduhnya saat ditutup.

Cara Menggunakan Dropbox di Desktop

Menggunakan Dropbox di desktop Anda sangatlah mudah yaitu mengunduh klien menambahkan folder di bawah nama pengguna Anda berjudul “Dropbox,” dan file yang Anda tambahkan ke folder itu secara otomatis disalin ke akun Dropbox Anda.

Anda dapat menemukan folder dengan membuka File Explorer dan menavigasi ke bagian yang disebut “PC ini” pada Windows. Kemudian, Anda akan mengklik dua kali pada drive tempat Anda menginstal Dropbox. Biasanya itu adalah drive C: Anda.

Selanjutnya, klik dua kali pada folder yang disebut “Pengguna,” kemudian folder dengan nama pengguna Anda. Di folder itu, Anda akan menemukan Dropbox. Mengklik dua kali pada ikon atau namanya membuka folder Dropbox. Folder ini adalah yang sama yang Anda akses dengan mengklik tombol kedua di menu ikon yang disebutkan di atas.

Di Windows, Anda mungkin akan menemukan folder Dropbox di bawah “quick access,” juga.

gambar 6 FILEminimizer

Mentransfer File dengan Dropbox

Jika Anda ingin memindahkan file lama ke Dropbox, navigasikan ke file tersebut di jendela kedua. Setelah Anda menemukannya, cukup sorot file yang ingin Anda pindahkan, lalu klik dan seret ke folder Dropbox Anda.

Anda juga dapat menyalin dan menempel file atau folder ke Dropbox jika Anda merasa lebih mudah.

Mungkin butuh satu atau dua detik untuk mentransfer file ke folder Dropbox. Setelah selesai, Dropbox akan menampilkan ikon biru di kiri bawah dengan panah di atasnya. Ikon berarti menyalin file dan mengunggahnya ke cloud. Setelah selesai, ikon akan berubah hijau dan menampilkan tanda centang.

Jika Anda ingin mentransfer banyak file sekaligus, tahan ctrl dan klik pada setiap file yang ingin Anda pindahkan. Anda akan tahu bahwa Anda telah melakukannya dengan benar jika file yang Anda klik tetap disorot. Kemudian, klik dan seret salah satu file untuk memindahkan semua yang dipilih ke folder Dropbox.

gambar 7 FILEminimizer

Jika Anda ingin membuat file baru dan menyimpannya ke Dropbox, Anda dapat melakukannya saat Anda menyimpan file untuk pertama kalinya dengan menavigasi ke folder Dropbox dan memilihnya sebagai lokasi penyimpanan.

Untuk membuka file yang disimpan di Dropbox, lakukan langkah yang sama seperti membuka file lain di desktop Anda. Cukup navigasikan ke folder Dropbox Anda, atau buka melalui tombol pada menu ikon, dan klik dua kali file tersebut.

Mengklik kanan pada sebuah file memungkinkan Anda membagikannya melalui Dropbox, menyalin tautan Dropbox ke file itu atau melihatnya di antarmuka web.

Cara Menggunakan Dropbox di Seluler dan Web

Menggunakan Dropbox dari klien web adalah pengalaman yang mirip dengan menggunakannya di desktop. Ketika Anda masuk ke akun Anda, Anda diberikan file-file yang baru saja diubah di desktop Anda. Ini adalah daftar yang sama dengan yang Anda temukan dengan mengklik tab “recent files” di menu icon.

gambar 8 FILEminimizerJika Anda ingin melihat file yang lebih lama, klik “file” di sisi kiri layar Anda. Di sana Anda akan melihat semua yang disimpan ke folder Dropbox desktop Anda.

Klien web memiliki beberapa fungsi yang tidak akan Anda temukan di desktop. Anda dapat mengunduh file ke desktop Anda jika perlu. Anda juga dapat menandai file sebagai penting dengan mengklik tanda bintang biru di sebelah nama file atau pergi ke sisi kanan layar, mengklik ellipsis, lalu memilih opsi “Star”.

gambar 9 FILEminimizer

Anda dapat berbagi, mengganti nama, memindahkan, menyalin, atau menghapus file melalui antarmuka web juga. Ingatlah bahwa menghapus file di folder Dropbox di desktop Anda atau klien web berarti akan menghapusnya dimanapun tempat itu tersebar.

Jika Anda membutuhkan file dan tidak tahu di mana itu, Anda dapat menggunakan bilah pencarian di bagian atas halaman untuk menemukannya.

Anda dapat mengunduh aplikasi seluler untuk Android atau iOS dari Google Play Store atau App Store. Itu hampir identik dengan browser web.

Layar pertama yang Anda lihat ketika Anda masuk ke aplikasi Dropbox menunjukkan file terbaru Anda dan Anda dapat menemukan layar yang sama dengan mengetuk ikon menu di sudut kiri atas.

gambar 10 FILEminimizer

Cara Menggunakan Dropbox untuk Berbagi File atau Folder

Ada beberapa cara untuk membagikan folder atau file melalui Dropbox. Jika Anda ingin tampilan terperinci, lihat panduan kami untuk berbagi file dengan Dropbox. Dari desktop Anda, navigasikan ke item di folder Dropbox yang ingin Anda bagikan. Klik kanan padanya, lalu pilih opsi yang mengatakan “share” dan memiliki ikon Dropbox di sebelahnya.

gambar 11 FILEminimizer

Itu akan memunculkan jendela baru. Ketikkan alamat email orang-orang yang ingin Anda bagikan file dalam kotak di bawah pertanyaan, “Who do you want to share with?” Lalu, berikan izin yang Anda inginkan. Mereka dapat diatur untuk melihat saja atau diberi kemampuan untuk mengedit file.

gambar 12 FILEminimizerSetelah Anda selesai melakukannya, Anda akan dapat menulis pesan untuk penerima jika ingin melakukannya. Anda juga dapat membuat tautan untuk dikirimkan kepada orang-orang sendiri jika Anda tidak ingin Dropbox mengirim tautan melalui email.

Jika Anda ingin berbagi folder melalui antarmuka web Dropbox , yang harus Anda lakukan adalah masuk, cari file yang ingin Anda bagikan dan klik tombol “share” besar di sisi kanan layar. Itu akan memunculkan antarmuka yang sama yang Anda gunakan di desktop Anda untuk berbagi file.

gambar 13 FILEminimizer

Orang yang Anda kirimi file tidak harus memiliki akun Dropbox untuk mengaksesnya, dengan nyaman.

Cara Menggunakan Dropbox Untuk Mengunduh File

Katakanlah Anda menggunakan perangkat baru dan Anda membutuhkan akses ke file yang Anda simpan ke Dropbox, tetapi Anda tidak menginstal Dropbox dan tidak ingin menginstalnya.

Setelah masuk ke Dropbox di peramban, Anda dapat menavigasi ke file yang ingin Anda unduh, klik tombol elips di sisi kanan layar dan pilih “Download” di menu yang muncul.

gambar 14 FILEminimizerItu akan memberi Anda akses ke file, tetapi perubahan yang dibuat untuk itu tidak akan tercermin di Dropbox. File hanya akan disimpan secara lokal. Jika Anda perlu membuat perubahan pada file dan menyalinnya ke versi di Dropbox, Anda harus mengunggah file lagi.

Anda dapat melakukannya dengan membuka tab “file” di sisi kiri antarmuka web, lalu mengklik ellips di sudut kanan atas. Opsi pertama dalam daftar adalah “upload file” dan yang kedua adalah “upload folder.” Pilih mana yang sesuai.

gambar 15 FILEminimizer

Cara Menggunakan Dropbox Untuk Memulihkan File

Di sebagian besar akun pribadi, Dropbox menyimpan salinan file yang dihapus hingga 30 hari. Anda dapat menemukannya dengan mengklik tab “File” di sisi kiri klien web. Dari halaman itu, klik pada tab “file yang dihapus” di sisi kiri, yang seharusnya menjadi entri keempat dan terakhir pada halaman.

gambar 16 FILEminimizer

Jika Anda menggunakan paket Basic atau Plus, Dropbox menyimpan salinan file yang dihapus hingga 30 hari. Jika Anda meningkatkan ke Profesional, Anda mendapatkan hingga 120 hari untuk memutuskan untuk mengembalikan file.

Setelah Anda menemukan file yang dihapus yang Anda inginkan, klik kotak centang kosong di sebelah kiri ikon sebelum nama file. Ketika Anda mengklik salah satu kotak centang itu, berubah menjadi biru dan sebuah tombol yang mengatakan “restore” muncul di sisi kanan halaman. Klik tombol itu untuk mengembalikan file sebanyak yang Anda inginkan.

Jika Anda ingin menghapus file secara permanen, klik kotak centang untuk file tersebut, lalu klik opsi “permanently delete” yang muncul di bawah tombol restore.

Cara Menggunakan Dropbox Untuk Meminta File

Permintaan file memungkinkan Anda mengundang orang yang tidak memiliki akun Dropbox untuk mengunggah file ke Anda. Anda mungkin menemukan itu berguna ketika Anda perlu mendapatkan file dari karyawan atau kerabat yang tidak menggunakan layanan ini. Ini juga merupakan cara yang baik bagi guru untuk mengumpulkan file dari siswa.

Untuk meminta file, masuk ke akun Dropbox online Anda. Klik tab berlabel “file” di sisi kiri layar Anda, lalu pilih tautan “file request”.

gambar 18 FILEminimizer

Klik tombol “create a file request”. Ini membuka kotak yang meminta Anda memberi nama file yang Anda minta. Misalnya, Anda dapat memanggil mereka “birthday photos” atau “tax document.” Setelah Anda memutuskan nama, pilih folder yang Anda inginkan untuk dimasukkan oleh Dropbox.

Secara default, ini membuat folder bernama “file request” di folder Dropbox utama Anda, lalu folder dengan nama yang Anda masukkan di atas.

gambar 18 FILEminimizer

Setelah Anda melakukan hal-hal itu dan mengklik “next,” Anda akan dibawa ke sebuah kotak yang memberi Anda tautan untuk dibagikan dengan orang-orang dari mana Anda meminta dokumen. Anda dapat memasukkan alamat email yang diminta juga.

gambar 19 FILEminimizer

Kesimpulan

Dropbox bisa menjadi penyelamat jika komputer Anda mati, tetapi ia memiliki lebih banyak fitur daripada sekadar membackup file. Apakah Anda perlu berlangganan ke salah satu tingkatan berbayarnya atau bisa mendapatkan penawaran yang lebih baik dari pesaing tergantung pada kebutuhan Anda.

Semoga panduan ini membantu Anda memahami Dropbox dan fitur-fiturnya dengan lebih baik dan mengajarkan Anda cara menggunakannya. Jika Anda masih mencari layanan cadangan berbasis cloud yang tepat untuk Anda, lihat panduan cadangan online terbaik kami .